حسابداری اودو

کپی از فادو

مقدمه:

حسابداری در اودو؟ سوالی که اکثر کسب و کارهای بزرگ وقتی به سمت استفاده از اودو می‌روند مطرح می‌شود، اما تا چه حد اودو توانسته نیازهای مربوط به بخش حسابداری رو رفع بکند؟

دراین پست قصد داریم با بررسی جدول حساب در اودو و موارد پایه و تنظیمات حسابداری یک بررسی کلی بر روی حسابداری اودو و مقایسه با سیستم های مشابه در بازار داشته باشیم. در پست های آتی نیز ادامه بحث پیکربندی و موارد دیگری مانند کار با ماژول حسابداری و انواع گزارشات حسابداری اودو را بررسی می‌کنیم.

در قدم اول برای اینکه مطالب قابل درک تر و گیج کننده نشود با این دیدگاه به سمت حسابداری اودو میرویم که مثل بقیه سیستم های حسابداری قطعا دارای تفاوت ها، مزایا و معایبی می‌باشد. اما با این حال باید درنظر گرفت که ما درحال بررسی حسابداری یک سیستم ERP هستیم نه یک سیستم صرفا حسابداری، که درک این موضوع در تعریف حسابداری اودو نیز خیلی کمک خواهد کرد.

اودو با جمله “بیشتر، در زمان کمتر انجام دهید” شروع به معرفی حسابداری خود کرده است و این نشان دهنده خودکار سازی بسیاری از روندهای روزمره و تکراری که در حسابداری انجام می‌شود، کرده است. برای اینکه این امکان در سیستم حسابداری فراهم بشود قطعا نیاز به یک سری تنظیمات اولیه اضافه تر هست که در ادامه به حسابدار و مدیر مالی مجموعه ها کمک بکنه تا خیلی از روندهای تکراری رو سیستماتیک انجام بدهند و نفر ساعت وقت کمتری از حسابدار و مدیر مالی برای رفع نیازهای مالی مجموعه گرفته بشود.

پیکربندی:

مواردی که قرار هست در این پست و پست های آتی درمورد آنها بحث شود و جزو پیکربندی سیستم حسابداری اودو هست، به شرح زیر است:

• تنظیم جدول حساب
• تنظیم ارزهای مختلف
• تنظیم دفاتر روزنامه
• تنظیم مالیات
• تنظیم مدل های مالی (دارایی، درآمد، هزینه معوق)
• تنظیم سطوح دسترسی کاربران در ماژول حسابداری

تنظیم جدول حساب:

اولین و مهم ترین بخش پیکربندی در حسابداری تنظیم جدول حساب بر روی سیستم می‌باشد. به نحوی که با پیکربندی درست این قسمت تا حد زیادی از به وجود آمدن مشکلات در ادامه روند جلوگیری خواهد شد.

در اکثر نرم افزارهای حسابداری، جدول حساب به سه یا چهار سطح اصلی و سطوح تفضیل تقسیم بندی می شود.

در اودو نیز به همین شکل ساختار جدول حساب تعریف می شود و صرفا در سطح تفضیل اودو از حسابداری تحلیلی و طرف همکار استفاده شده که در ادامه توضیح داده خواهد شد روندها به چه صورتی می‌باشد.

اودو از چند قسمت برای تعریف ساختار حساب استفاده کرده است که عبارتند از: 

• گروه های حساب
• جدول حساب
• طرف همکار (اشخاص و شرکت‌ها)
• گروه حساب های تحلیلی
• حساب های تحلیلی
• برچسب های تحلیلی

گروه های حساب:

از گروه های حساب در اودو برای تعریف سطوح اصلی جدول حساب که برای گزارشات نیاز هست استفاده می‌شود. به عبارتی اگر یک جدول حساب سه سطحی دارای سطوح گروه، کل و معین درنظر داشته باشیم، سطوح گروه و کل در قسمت گروه های حساب اودو قابل تعریف هستند و سطحی که برای سند زدن از آن استفاده می‌شود که در اینجا سطح معین مدنظر ما هست، در جدول حساب تعریف خواهد شد که در ادامه توضیح داده خواهد شد.

در گروه های حساب بر اساس کدگذاری حساب ها ساختار درختی حساب ها ساخته خواهد شد و هیچ گونه محدودیتی در تعریف سطوح نخواهیم داشت. به نحوی که اگر جدول حسابی داری چهار سطح اصلی یعنی گروه، کل، معین سطح یک و معین سطح دو باشد به راحتی می‌توان سه سطح اول یعنی گروه، کل و معین سطح یک را در گروه های حساب اودو با کدینگ مربوطه به راحتی تعریف نمود.

مزیتی که گروه های حساب اودو در اختیار حسابدارها می‌گذارد به دلیل محدود نبودن به چند سطح خاص سیستم قابلیت تعریف سطوح اصلی تا n سطح را دراختیار حسابداری می‌گذارد تا بتوان از سیستم گزارشات جامع تر و کاملتری گرفت این آپشن برای شرکت های دولتی و شرکت هایی که جدول حساب گسترده ای دارند بدون نیاز به شخصی سازی قابل پیاده سازی خواهد بود.

اما مشکلی که ممکن است حسابدارها در استفاده از گروه های حساب به آن برخورد کنند خطای انسانی در تعریف سطوح می‌باشد. اودو به دلیل مقیاس پذیری برای انواع کسب و کارها و صنایع مختلف و پیاده سازی در کشورهای مختلف به صورت پیشفرض در اکثر ماژول ها محدودیتی در تعریف اطلاعات قرار نداده است تا برای هر کسب و کار جدیدی نیاز به شخصی سازی سیستم از طریق توسعه نباشد و این امر در تعریف ساختار حساب هم نیز وجود دارد به نحوی که سیستم در ساختار گروه حساب استفاده از هر سبک کدینگ و یا تا هر سطح حساب محدودیتی ندارد و حسابدار می‌تواند به صورت دلخواه سطوح اصلی حساب ها را در اودو تعریف نماید. برای رفع مشکل خطای انسانی در این قسمت توصیه می‌شود ابتدا از قسمت گروه های حساب اودو یک فایل اکسل نمونه جهت ایمپورت به سیستم خروجی گرفته شده و ساختار سطوح اصلی حساب در اکسل وارد شده و سپس به راحتی در گروه های حساب بارگذاری شود.

یک راهکار دیگر که نیاز به توسعه و استفاده از پکیج بومی سازی حسابداری ایران دارد، استفاده از پیکربندی کدینگ و سطوح حساب در قسمت تنظیمات حسابداری می‌باشد به نحوی که برای هر کسب و کار بسته به سلیقه مدیر مالی ساختار کدینگ حساب ها و سطوح بر روی سیستم محدود شود تا دچار خطای انسانی نشویم.

جدول حساب:

از جدول حساب در اودو برای تعریف سطح اصلی حساب که برای ثبت سند حسابداری می‌باشد، استفاده می‌شود.

برای مثال در جدول حساب های سه سطحی، سطح معین در جدول حساب تعریف شده و برای جدول حساب های چهار سطحی، معین سطح دو در جدول حساب تعریف می‌شود.

در جدول حساب نیز ساختار درختی و ارتباط با گروه حساب بر اساس تعریف کدینگ حساب ها صورت می‌گیرد. برای مثال ما برای تعریف حساب بانک در اودو ابتدا در گروه‌های حساب، حساب دارایی جاری را با کد ۱۰ ایجاد کرده و سپس در همان گروه‌های حساب حساب موجودی نقد و بانک را با کد ۱۰۱۰ ایجاد می‌کنیم. سپس در جدول حساب، حساب بانک را با کد ۱۰۱۰۱۰ ایجاد کرده و اودو به صورت خودکار حساب بانک را زیرمجموعه حساب موجودی نقد و بانک قرار می‌دهد.

درهنگام تعریف حساب در جدول حساب دو مورد دیگر نیز نیاز به تعیین برای حساب قابل تعریف وجود دارد یکی نوع حساب و دیگری امکان مغایرت گیری حساب می‌باشد.

از نوع حساب برای تعیین ماهیت حساب استفاده می‌شود (منظور از ماهیت حساب در اودو نوع های دارایی، بدهی، سهام، درآمد، هزینه و سایر می‌باشد) که برای استفاده از حساب ها در قسمت های مختلف سیستم و گزارشات ماهیت حساب بسیار اهمیت بالایی دارد.

امکان مغایرت گیری نیز برای حساب هایی که در اودو نیاز به مغایرت گیری دارند مانند حساب های بانکی و یا تنخواه و … فعال خواهد شد که فرآیند مغایرت گیری به طور مفصل در پست های بعدی شرح داده خواهد شد.

طرف همکار (اشخاص و شرکت‌ها):

در اودو حساب های تفضیلی به دو قسمت حساب های تحلیلی و طرف همکار تفکیک شده است که دلیل این عمر همانگونه که در ابتدا توضیح داده شد به خاطر ساختار ERP اودو می‌باشد زیرا ما اطلاعات اشخاص و شرکت ها در ماژول ها دیگر اودو مانند خرید، فروش، منابع انسانی و … نیاز خواهیم داشت اودو اطلاعات اشخاص و شرکت ها را در قسمت مخاطبین سیستم ذخیره نموده و در بقیه ماژول ها از این اطلاعات استفاده می‌کند. در حسابداری نیز مانند بقیه ماژول ها برای ثبت حسابداری اشخاص و شرکت ها از ماژول مخاطبین فراخوانی می‌شوند و بقیه سطوح تفضیل در حسابداری تحلیلی تعریف خواهند شد.

مزیت این روش این است که گزارش کامل یک شخص یا شرکت در زیر سیستم های مختلف به راحتی قابل دریافت خواهد بود و به یکپارچه شدن اطلاعات کمک زیادی خواهد کرد.

برای حسابدارانی که به روش سنتی ساختار حساب عادت دارند نیز می‌توانند تمامی حساب های تفضیلی را در حساب‌های تحلیلی تعریف نموده و تنها از حساب های تحلیلی استفاده کنند که این امر باعث بلااستفاده شدن طرف همکار و از دست دادن گزارشات مالی مانند گزارش طرف همکار خواهد شد و این روش برای تعریف حساب های تفضیلی پیشنهاد نمی‌شود.

گروه حساب‌های تحلیلی:

همانگونه که در قبل اشاره شد حساب های تفضیلی در اودو به دو شاخه طرف همکار و حساب های تحلیلی تقسیم شده‌اند. برای مثال در یک ساختار حساب انواع تفضیل تشکیل شده اند از اشخاص حقیقی، اشخاص حقوقی، مراکز هزینه، مراکز درآمد، پروژه و سایر که برای تعریف این نوع تفضیل ها، اشخاص حقیقی و حقوقی با استفاده از طرف همکار تعریف می‌شوند و هر نوع تفضیل به غیر از اشخاص حقیقی و حقوقی در گروه حساب‌های تحلیلی تعریف خواهد شد برای مثال در انواع تفضیل بالا که نام برده شد مراکز هزینه، مراکز درآمد، پروژه و سایر در گروه حساب‌های تحلیلی تعریف خواهند شد.

دراین قسمت هم مانند قسمت های قبل هیچ محدودیتی در تعریف گروه حساب‌های تحلیلی (انواع تفضیل) وجود ندارد و مدیر مالی می‌تواند بنای بر سلیقه خود گروه حساب‌های تفضیلی (انواع تفضیل) را در اودو تعریف کند.

حتی در قسمت گروه های حساب نیز می‌توان ساختار درختی نیز ایجاد کرد و انواع تفضیل مختلفی به صورت زیر مجموعه هم تعریف کرد.

حساب‌های تحلیلی:

حساب‌های تحلیلی در اودو معادل حساب های تفضیلی در سیستم های حسابداری مشابه هست با این تفاوت که اشخاص حقیقی و حقوقی را شامل نخواهد شد برای مثال حساب های تفضیلی ای که زیر مجموعه انواع مراکز هزینه، مراکز درآمد، پروژه و سایر هستند در حساب‌های تحلیلی تعریف خواهند شد.

هر حساب تحلیلی به یک گروه حساب تحلیلی لینک خواهد شد ودر صورت تعریف درست حساب ها در گزارشات به راحتی می‌توانیم گزارش انواع و حساب های تفضیلی را در اودو داشته باشیم.

یکی از مزیت های استفاده از حساب تحلیلی در اودو تعریف بودجه برای هر حساب تحلیلی خواهد بود که در پست های بعدی درمورد تعریف موقعیت بودجه ای در اودو توضیح خواهیم داد.

یکی از تفاوت هایی که در اودو در سطح تفضیل حساب ها با سایر نرم افزارهای حسابداری داریم بحث کدگذاری حساب های تحلیلی می‌باشد که این امر به دلیل تفکیک شدن طرف همکار و حساب‌های تحلیلی از یکدیگر امکان پذیر نخواهد بود و صرفا باید با نام حساب در حسابداری اودو کار کرد.

برچسب‌های تحلیلی:

از برچسب‌های تحلیلی در اودو برای تکمیل گزارشات در اودو استفاده می‌شود. برای مثال ما در پروژه‌های مختلف هزینه روشنایی و یا خدمات خواهیم داشت برای تفکیک و دسته بندی این هزینه ها در پروژه ها از برچسب خدمات و یا روشنایی استفاده می‌شود.

در استفاده از برچسب های تحلیلی در اودو نیز محدودیتی وجود ندارد و برای هر ثبت حسابداری شما قادر خواهید بود به تعداد دلخواه از برچسب های تحلیلی استفاده کنید. توجه داشته باشید استفاده از برچسب های تحلیلی در گزارشات به شما کمک بسیار می‌کند و قادر خواهید بود با استفاده از قوانین پیشفرض تحلیلی که در ادامه توضیح داده خواهد شد استفاده کنید.

نکته خیلی مهم:

در حسابداری اودو چیزی در قالب سطوح تفضیل که در نرم افزارهای حسابداری مشابه استفاده می‌شود وجود ندارد یکی از دلایل این امر محدود و بسته نبودن ساختار حسابداری اودو می‌باشد اما بجای استفاده از سطوح تفضیل می‌توان از قوانین پیشفرض حساب تحلیلی استفاده نمود که امکان تنظیم طرف همکار و برچسب مشخص را روی یک حساب تحلیلی می‌دهد اما همچنان مشکل محدود کردن حساب ها پابرجا خواهد ماند و یکی از موارد حیاتی برای توسعه بومی سازی حسابداری اودو برای ایران این مورد می‌باشد که توسط تیم فادو در دست انجام می‌باشد ولی درحال حاضر می‌توان با استفاده از قوانین پیشفرض حساب های تحلیلی تا حد زیادی بحث سطوح تفضیل که برای گزارشات و ثبت سند نیاز می‌باشد را هندل کرد و یک مزیت که نسبت به سیستم های حسابداری مشابه دارد بحث تنظیم پیشفرض برچسب های تحلیلی و طرف همکار برای یک حساب تحلیلی خاص که در ثبت های پر تکرار استفاده می‌شود، می‌باشد.

منبع: فادو