یک هک ساده برای کمک به شما در برقراری ارتباط موثرتر

برای برقراری ارتباط موثرتر، این هک را امتحان کنید
ارتباطات بزرگ نقشه راهی ترسیم می کند که هم خود و هم مخاطبانشان را از نقطه A به نقطه B به طور موثر و موثر هدایت می کند. چه در حال ارائه یک سخنرانی بداهه یا سالانه در اتاق هیئت مدیره باشید، این چارچوب سه قسمتی می تواند به شما کمک کند واضح تر، متقاعدکننده تر و به یاد ماندنی تر ارتباط برقرار کنید. به سه سوال ساده نیاز دارد:

چیست: با توصیف و تعریف حقایق، موقعیت، موقعیت و غیره که شما و مخاطبانتان با آن سروکار دارید، شروع کنید.

پس چه: سپس، به بحث در مورد مفاهیم یا اهمیت آن برای مخاطب ادامه دهید. به عبارت دیگر، چرا این به آنها مربوط می شود؟ چرا باید اهمیت بدهند؟

حالا چه: با طرح یک برنامه اقدام یا مراحل بعدی پایان دهید. این می تواند به پیچیدگی ارائه یک محصول یا طرح تجاری جدید یا به سادگی تنظیم یک جلسه بعدی برای بررسی باشد.

این ساختار نه تنها به سازماندهی افکارتان کمک می کند. همچنین به عنوان یک راهنمای برای مخاطبان شما عمل می‌کند و پیگیری و عمل کردن بر اساس اطلاعات را آسان‌تر می‌کند.

خلاصه

استفاده از یک رویکرد ساختاریافته در هنگام برقراری ارتباط می تواند به شما کمک کند تا آنچه را که باید منتقل کنید اولویت بندی کنید. نویسنده در این مقاله به معرفی چارچوب «چه، چه، چه، حالا چه» خود می‌پردازد. این سازه مانند چاقوی ارتش سوئیس که به خاطر تطبیق پذیری و قابلیت اطمینان آن معروف است، انعطاف پذیر است و می تواند در بسیاری از موقعیت های ارتباطی مختلف مورد استفاده قرار گیرد. ساختار از سه سوال ساده تشکیل شده است: 1) چه چیزی: واقعیت ها، موقعیت، محصول، موقعیت و غیره را توصیف و تعریف کنید. 2) پس چه: مفاهیم یا اهمیت را برای مخاطب مورد بحث قرار دهید. به عبارت دیگر، ارتباط با آنها. 3) Now What: فراخوانی برای اقدام یا گام‌های بعدی مانند سؤال کردن یا تشکیل جلسه بعدی را مشخص کنید.

در دنیای به سرعت در حال تحول ما، جایی که هر مکالمه، مذاکره، جلسه یا سخنرانی می تواند بر موفقیت شخصی و حرفه ای ما تأثیر بگذارد، هرگز ارتباط مؤثر به این اندازه حیاتی نبوده است. اگر پیام های خود را به شیوه ای واضح، مختصر و منطقی بسته بندی کنیم، به احتمال زیاد به اهداف ارتباطی خود دست خواهیم یافت.

در این مقاله، من یک ساختار سه سوالی را ارائه خواهم کرد که معتقدم به عنوان ابزاری ضروری برای سناریوهای مختلف، از تعاملات بداهه گرفته تا ارائه‌های تجاری حیاتی عمل می‌کند، اما ابتدا اجازه دهید با این موضوع شروع کنیم که چرا داشتن یک رویکرد ساختاریافته بسیار مفید است.

ارزش ساختار در ارتباطات

یک ساختار یک نقشه راه فراهم می کند، یک ارتباط منطقی از ایده ها که هم ارتباط دهنده و هم شنونده را راهنمایی می کند. به آن به عنوان یک داستان با دقت ساخته شده یا یک دستور پخت خوب فکر کنید. و مزایای استفاده از یکی بسیار زیاد است:

وضوح: یک ساختار ابهام را از بین می برد و تضمین می کند که پیام شما ساده و قابل درک و پیگیری است.
حفظ: ایده هایی که به شیوه ای ساختاریافته ارائه می شوند، بیشتر به خاطر سپرده می شوند و ارتباط شما را تاثیرگذارتر می کند. مغز ما در واقع برای رمزگذاری و به خاطر سپردن اطلاعات ساختاریافته طراحی شده است.
متقاعدسازی: یک ساختار منطقی مورد شما را نقطه به نقطه می سازد و با هدایت مخاطبان از طریق استدلال مستدل، اقناع را تسهیل می کند.
کارایی: ساختار باعث صرفه جویی در زمان و انرژی ذهنی می شود و ایده های پیچیده را به نقاط قابل هضم و عملی ساده می کند.
کاهش اضطراب: داشتن یک ساختار از پیش تعریف شده می تواند اضطراب ارتباطی را به میزان قابل توجهی کاهش دهد، زیرا از قبل می دانید که چگونه آنچه را که باید بگویید را منتقل کنید و احتمال اینکه محتوای خود را فراموش کنید کمتر است.

چارچوب «چیست، خب که چی؟، حالا چه».

این سازه مانند چاقوی ارتش سوئیس که به خاطر تطبیق پذیری و قابلیت اطمینان آن معروف است، انعطاف پذیر است و می تواند در بسیاری از موقعیت های ارتباطی مختلف مورد استفاده قرار گیرد. ساختار از سه سوال ساده تشکیل شده است:

چه چیزی: حقایق، موقعیت، محصول، موقعیت و غیره را توصیف و تعریف کنید.
بنابراین چی: در مورد مفاهیم یا اهمیت آن برای مخاطب بحث کنید. به عبارت دیگر، ارتباط با آنها.
حالا چی: فراخوانی برای اقدام یا مراحل بعدی را مشخص کنید، مانند سؤال کردن یا تنظیم جلسه بعدی.
این ساختار نه تنها به سازماندهی افکار شما کمک می‌کند، بلکه به عنوان یک راهنمای برای مخاطبان شما عمل می‌کند و باعث می‌شود اطلاعات را راحت‌تر دنبال کنید و بر اساس آن عمل کنید.

چارچوب در عمل

این ساختار در عمل چگونه به نظر می رسد؟ در اینجا سه نمونه آورده شده است:

1.مقدمه

مقدمه ها اغلب می توانند گیج کننده و گیج کننده باشند. استفاده از این ساختار می تواند به شما کمک کند شفاف باشید و انتظارات خود را برای آنچه در آینده خواهید داشت تعیین کنید.

وقتی کسی را معرفی می کنید:

چه: من مفتخرم که دکتر کلارک را معرفی کنم، کسی که اینجاست تا در مورد بینش او در مورد نظریه دلبستگی بحث کند.
پس چه: کار او روش بسیاری از مردم را برای تصمیم گیری روزانه تغییر داده است. من مطمئن هستم که وقتی امشب اینجا را ترک کنید، متفاوت فکر خواهید کرد.
الان چه: بدون هیچ مقدمه ای، در استقبال از دکتر کلارک به من بپیوندید.

وقتی چیزی را معرفی می کنید:

چه: من برای معرفی آخرین نسخه محصول خود هیجان زده هستم. در این نسخه ما بسیاری از پیشرفت‌های قابلیت استفاده را اضافه کرده‌ایم و سرعت خود را بهبود بخشیده‌ایم.
بنابراین چه: اکنون مشتریان ما می توانند به راحتی وظایف خود را انجام دهند و در زمان و هزینه خود صرفه جویی کنند.
حالا چه: وقتی این جلسه کنفرانس را ترک کردید، لطفاً آن را همین امروز نصب کنید.

2.پاسخ دادن به یک سوال

سوالات فرصت خوبی برای استفاده از این ساختار است. به عنوان مثال، یک مصاحبه شغلی را تصور کنید که در آن از شما می پرسند: “چرا برای این شغل واجد شرایط هستید؟”

چه: من بیش از 12 سال تجربه در کار رویارویی با مشتری، رسیدگی به چالش هایی مانند مهاجرت به سیستم های جدید و اجرای فرآیندهای جدید دارم.
بنابراین چه: این تجربیات قبلی به من کمک می‌کند تا نتایج باکیفیت را به مشتریان شما ارائه دهم و در عین حال به شما کمک می‌کند تا روند استقرار خود را ساده کنید.
حالا چه: خوشحالم که می‌خواهم در مورد شرایط من با برخی از مشتریان سابقم صحبت کنید.

بازخورد دادن

من اغلب مشتریانی را راهنمایی می کنم که نیاز به ارائه بازخورد سازنده دارند تا از این ساختار استفاده کنند. به عنوان مثال، شما یک همکار دارید که نتوانسته گزارش خود را به موقع تکمیل کند.

چه: من متوجه شده ام که گزارش شما در چارچوب زمانی مورد توافق ما ارسال نشده است.
بنابراین چه: این ما را برای تمرین کردن خود در مضیقه قرار می دهد و ممکن است ملاقات مشتری ما را به خطر بیندازد.
حالا چه: من باید این گزارش را تا فردا صبح تکمیل کنید. لطفاً به من بگویید چه کاری می توانم برای کمک به شما انجام دهم.

در نتیجه، تسلط بر ارتباطات ساختاریافته به شما کمک می‌کند پیام‌های خود را بسازید و آنچه را که قصد برقراری ارتباط را دارید اولویت‌بندی کنید، در حالی که به مخاطب کمک می‌کند اطلاعات شما را هضم کند و آن را به خاطر بسپارد. با استفاده از “What, So What, Now What” می‌توانید موقعیت‌های ارتباطی مختلف را پیمایش کنید و مطمئن شوید که پیام شما نه تنها شنیده می‌شود، بلکه درونی شده و براساس آن عمل می‌شود.

منبع: مجله کسب و کار هاروارد